Kein Anspruch auf Gehaltsabrechnung in Papierform: BAG sagt „ja“ zu digitaler Abrechnung
Das BAG hat in einer Grundsatzentscheidung festgestellt, dass es ausreicht, den Mitarbeitenden ihre Lohnabrechnung in digitaler Form zur Verfügung zu stellen.
Ein Anspruch auf Papierform nach alter Schule besteht nicht.
(BAG Urt. v. 28.01.25, Az. 9 AZR 487/24)
Als Arbeitgeber:in sind Sie verpflichtet, Ihren Mitarbeitenden eine ordnungsgemäße Entgeltabrechnung zur Verfügung zu stellen. Das ist in § 108 Abs. 1 der Gewerbeordnung (GewO) normiert. Das Gesetz spricht davon, die Abrechnung in Textform bereitzustellen.
In der Vergangenheit bedeutete dies, dass einmal im Monat ein verschlossener Umschlag am Arbeitsplatz bereitlag, der die Lohnabrechnung enthielt.
Im Zuge der Digitalisierung gehen viele Arbeitgeber:innen dazu über, die monatliche Abrechnung nur noch digital zu übermitteln, zum Beispiel in einem passwortgeschützten Online-Portal.
Im entschiedenen Fall hatte die Arbeitgeberin, ein großes Einzelhandelsunternehmen, im Jahr 2021 ein passwortgeschütztes Mitarbeiter:innenportal eingeführt und dort die Entgeltabrechnungen eingestellt.
Eine Mitarbeiterin bestand darauf, ihre Entgeltabrechnung weiter in Papierform zu erhalten. Eine Zustimmung zur Bereitstellung in elektronischer Form habe sie nicht erteilt.
Dem erteilte das BAG nun letztinstanzlich eine Absage:
Eine elektronische Abrechnung des Gehaltes genügt den Anforderungen von108 GewO, so die Richter:innen des 9. Senats in Erfurt.
In § 108 Abs. 1, Satz 1 spricht das Gesetz von der Bereitstellung in Textform. Die digitale Version der Lohnabrechnung genüge dem. Allerdings, so die Einschränkung, müssen Arbeitgeber:innen Mitarbeitenden ohne entsprechende Technik den Zugang zum Portal und das Ausdrucken der Entgeltabrechnung im Betrieb ermöglichen.
Hinter dem scheinbar banalen Fall steht die grundsätzliche Frage, ob nicht nur Gehaltsabrechnungen, sondern auch andere Personaldokumente ausschließlich in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden können.
Eben diese Grundsatzfrage hat das BAG nun entschieden und der Digitalisierung damit weiter Vorschub geleistet. Durch elektronische, onlinebasierte Mitarbeiter:innenportale lassen sich Arbeitsabläufe vereinfachen. Eine umständliche Zettelwirtschaft entfällt.
Die Mitarbeitenden haben alle wichtigen Dokumente an einem Ort und können jederzeit darauf zugreifen.
Katrin Diwisch